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Interview: Veranstaltungen sicher planen und durchführen 

Interview mit Markus Demuth,
Leiter für Qualitätsmanagement

Die Covid-19-Pandemie und die sich dadurch ständig ändernden gesetzlichen Rahmenbedingungen sorgen bei vielen Veranstaltern für große Unsicherheit. Ihnen diese zu nehmen und sie bei der Planung und Durchführung ihrer Veranstaltungen zu unterstützen, ist eine der vielen Aufgaben von Markus Demuth, dem Leiter für Qualitätsmanagement. Was aktuell nötig ist, um eine Veranstaltung erfolgreich und möglichst sicher durchzuführen, erklärt der Eventexperte im Interview.

Im September 2020 fand die DoKomi – Europas größte Japan- und Anime-Expo – mit 28.000 Besuchern im CCD Congress Center Düsseldorf und in Hallen der Düsseldorfer Messe statt. Damit war Düsseldorf Congress eines der ersten Konferenzzentren in Deutschland, das wieder eine Großveranstaltung durchgeführt hat.


Wann haben Sie mit den Vorbereitungen für dieses Event begonnen?

Markus Demuth: Die DoKomi ist eine jährlich auf unserem Gelände stattfindende Convention. Somit sind wir eigentlich permanent dabei, die Veranstaltung an die aktuellen Notwendigkeiten anzupassen. Bisher hieß das in der Regel, die Skalierung zu verändern, denn die DoKomi ist in den vergangenen Jahren stetig stark gewachsen. Dass wir diese Veranstaltung jetzt mit einem Schutz- und Hygienekonzept realisieren mussten, war die neue Herausforderung. Aber aus organisatorischer Sicht war es eigentlich nur ein weiterer Parameter, der angepasst werden musste.

Ich glaube, dass wir als Veranstaltungsorganisatoren sehr gut in der Lage sind, uns auf unvorhergesehene neue Rahmenbedingungen bei Veranstaltungen einzustellen. Bis zu einem gewissen Punkt gehört das ohnehin zu unserem Tagesgeschäft und in die Jobbeschreibung eines Eventmanagers.

Welche konkreten Maßnahmen wurden ergriffen, um die Veranstaltung für alle Beteiligten möglichst sicher zu machen?

Markus Demuth: Die Rahmenbedingungen sind ja durch die Corona SchutzVO vorgegeben und wir alle leben die AHA-Regeln (Abstand, Hygiene, Alltagsmaske) in unserem Alltag. Die Herausforderung ist, diese Regeln im Rahmen einer Großveranstaltung zu realisieren und eine nahezu 100%-Akzeptanz zu bei allen Beteiligten zu schaffen. Das gelingt am besten durch absolute Transparenz in der Kommunikation und Vertrauen in die Organisation. Die Veranstalter der DoKomi haben durch ihren sehr guten Draht in die Community ihren Teil dazu beigetragen, dass alle Teilnehmer schon vorab sehr gut informiert worden sind. So konnte auch die An- und Abreise entsprechend entzerrt werden und etwas längere Wartezeiten beim Einlass wurden gelassen hingenommen.


Wie können sich Organisatoren, die eine B2B-Veranstaltung in den Räumlichkeiten des CCD Congress Centrum Düsseldorf oder den Hallen der Messe Düsseldorf durchführen wollen, über die aktuellen Bestimmungen informieren?

Markus Demuth: Wir haben ein umfangreiches Schutz- und Hygienekonzept entwickelt und auf unserer Webseite zum Download bereitgestellt. In diesem Konzept werden die durch den Gesetzgeber geforderten Maßnahmen auf unsere Gegebenheiten übertragen und die Umsetzung detailliert beschrieben. Der Anspruch ist, dass jeder, der unser Gelände betreten möchte, die Gelegenheit bekommen hat, sich über die Schutzvorkehrungen zu informieren und auch die Möglichkeit hat, diese einzuhalten. So können B2B-Veranstaltungen mit höchstmöglicher Sicherheit durchgeführt werden. Entscheidend ist zudem, dass die Beteiligten sich mit allen Elementen der Organisation neu befassen und den Willen zur Veränderung mitbringen. „So wie immer“ kann man Veranstaltungen aktuell leider nicht planen. Die aktuelle Situation und die sich ständig ändernden gesetzlichen Vorgaben sorgen bei vielen Veranstaltern für große Unsicherheit.


Was tun Sie, um den Kunden ihre Sorgen zu nehmen?

Markus Demuth: Das funktioniert nur über eine ausführliche Beratung und Gespräche, zurzeit natürlich meistens als Videokonferenz. Nur wenn man die Abläufe der Veranstaltungen an die neuen Gegebenheiten anpasst, werden dadurch rechtskonforme und vor allem sichere Veranstaltungen. Wir sind in einer neuen Situation, der wir in jedem Fall Rechnung tragen müssen und das funktioniert bei nahezu allen B2B-Veranstaltungen. Hierbei spielt es uns in die Karten, dass persönliche Nähe nicht zwingend Teil der Inszenierung einer B2B-Veranstaltung sein muss. Anders als zum Beispiel bei einem Konzert- oder Club-Besuch kommt es auf die Vermittlung von Informationen, also den Know-how-Transfer an. Die Qualität der
zu vermittelnden Information kann auf der Präsenzebene und auf der digitalen Ebene auch ohne diese Nähe realisiert werden. So können wir auch jetzt erfolgreiche B2B-Veranstaltungen realisieren.


Was ist der nächste Schritt nach einer solchen Beratung? Wie unterstützen Sie die Kunden bei der konkreten Planung und Umsetzung einer Veranstaltung?

Markus Demuth: Ich möchte das an einem Beispiel veranschaulichen: Die wirtschaftliche Basis einer klassischen Tagung sind die Teilnehmerbeiträge.
Nun können aktuell in den gleichen Räumlichkeiten ggf. nur rund ein Drittel der Teilnehmer zugelassen werden. Das würde im Normalfall die Veranstaltung nicht verkraften. Man muss also über eine angepasste Wertschöpfung nachdenken. Dieser könnte die Annahme zugrunde liegen, dass der Präsenzteil der Veranstaltung einen sehr viel höheren Stellenwert bekommt und dadurch höher bewertet wird. Ein digitaler Teil für eine erweiterte Zielgruppe ergänzt dann das Angebot in der Breite. Die Teilnehmerbeiträge werden dieser Struktur angepasst und ergeben so in der Summe perspektivisch wieder alle Möglichkeiten. Im persönlichen Gespräch muss das allerdings für jedes Veranstaltungsformat neu bewertet werden. Aber genau dafür sind wir hier.


Wie stellen Sie sicher, dass die vorgegebenen Maßnahmen auch eingehalten werden?

Markus Demuth: Die Veranstaltungsorganisation wird in allen Phasen durch unsere Eventprofis begleitet. Vor Ort werden die Maßnahmen durch entsprechend gebrieftes und geschultes Personal begleitet und überwacht. So kann schnell reagiert werden, wenn ein Teilnehmer oder Mitwirkender mal vergisst, dass die Zeiten gerade etwas anders sind.


Wie das Beispiel der DoKomi zeigt, lassen sich Großveranstaltungen – gerade im B2B-Bereich – auch in der aktuellen Situation erfolgreich durchführen. Das erfordert allerdings einen intensiven Dialog zwischen Veranstalter und Locationbetreiber in der Vorbereitung sowie die strikte Einhaltung der Hygienemaßnahmen bei der Durchführung.




Hilfreiche Downloads:


Dieses Interview wie auch weitere Informationen bezüglich Events in Corona Zeiten finden Sie im Workbook von Düsseldorf Convention.


Düsseldorf Congress arbeitet in Zusammenarbeit mit den zuständigen Behörden sein passgenaues Schutz- und Hygienekonzept weiter aus. 


Workbook: Digitale und hybride Events – Ihr Guide für die erfolgreiche Planung und Durchführung

Martin Rütten
Martin Rütten
21. Januar 2021